Administratie automatiseren
De boekhouding is een noodzakelijk onderdeel van elk bedrijf, maar het kan ook een tijdrovend en complex proces zijn. Gelukkig worden de ontwikkelingen op het gebied van boekhoudsoftware steeds geavanceerder en bieden ze steeds meer mogelijkheden om de administratie te automatiseren. Dit betekent dat ondernemers zich kunnen concentreren op het runnen van hun bedrijf, in plaats van uren te besteden aan het bijhouden van financiële gegevens.
Waarom je administratie automatiseren?
Er zijn vele redenen om over te stappen op automatisering van de boekhouding. Hieronder zijn enkele van de belangrijkste voordelen op een rij gezet:
Minder fouten: Automatisering vermindert het risico op fouten die kunnen optreden bij handmatig invoeren van gegevens. Het systeem voert automatisch berekeningen uit en zorgt ervoor dat de gegevens correct worden opgeslagen, wat de nauwkeurigheid verhoogt.
Meer tijd: De boekhouding is een tijdrovend proces, vooral als je alles handmatig moet doen. Automatisering bespaart veel tijd, omdat de gegevens snel en efficiënt kunnen worden verwerkt en er minder tijd nodig is om fouten te corrigeren.
Gemakkelijker toegang tot informatie: Met automatisering heb je altijd en overal toegang tot je financiële gegevens, zonder dat je daarvoor fysieke documenten moet opzoeken. Je kunt gemakkelijk rapporten genereren en de financiële gegevens bekijken die je nodig hebt.
Eenvoudiger samenwerken: Als je meerdere mensen nodig hebt om de boekhouding bij te houden, is automatisering een uitkomst. Iedereen kan toegang krijgen tot de gegevens en samenwerken aan het bijhouden van de boekhouding.
Minder stress: Het houden van de boekhouding is vaak een stressvolle aangelegenheid, vooral als de deadline nadert. Automatisering maakt het proces eenvoudiger en vermindert de stress.
Hoeveel tijd bespaar je met de automatisering van je boekhouding?
Automatiseren betekent je productiviteit verhogen
Het automatiseren van je boekhouding kan de productiviteit van je bedrijf aanzienlijk verhogen en je tijd besparen. Er zijn verschillende manieren om de boekhouding te automatiseren, waaronder automatisch boeken, automatisch afletteren, digitale aanlevering en management op uitzondering.
Automatisch boeken is een proces waarbij financiële transacties automatisch worden geboekt in de boekhoudsoftware. Hierbij worden gegevens van de facturen en bankafschriften vergeleken, zodat er minder kans is op fouten en het boekhouden sneller gaat. Dit kan worden gedaan door middel van een softwareprogramma dat de gegevens van de factuur herkent en vervolgens automatisch in de boekhoudsoftware invoert.
Automatisch afletteren houdt in dat openstaande posten automatisch worden afgestemd met ontvangsten en betalingen. Dit bespaart veel tijd en vermindert de kans op fouten bij het afletteren van facturen en betalingen. Met deze functie kan je gemakkelijk zien welke facturen nog openstaan en welke betalingen zijn ontvangen, waardoor je de financiële administratie nauwkeuriger kan bijhouden.
Digitale aanlevering houdt in dat facturen en bonnen digitaal worden aangeleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een mobiele app, waarmee je gemakkelijk foto’s kan maken van bonnetjes en facturen. Door deze gegevens digitaal op te slaan, kan je snel en gemakkelijk de financiële administratie bijhouden en bewaren.
Management op uitzondering is een functie waarmee je uitzonderingen in de financiële administratie kan detecteren en managen. Hiermee kan je bijvoorbeeld snel zien welke facturen te laat zijn betaald of welke betalingen niet kloppen. Zo kan je snel en effectief reageren op problemen en de financiële administratie up-to-date houden.
Het automatiseren van je boekhouding kan je veel tijd en moeite besparen en kan de kans op fouten aanzienlijk verminderen. Dit kan je bedrijf efficiënter maken en de productiviteit verhogen. Door gebruik te maken van automatisch boeken, automatisch afletteren, digitale aanlevering en management op uitzondering, kan je de financiële administratie nauwkeuriger en efficiënter bijhouden en gemakkelijker voldoen aan de fiscale en wettelijke vereisten.
Administratie automatiseren Accountants
Om de administratie te automatiseren is het verstandig om eerst kritisch te kijken naar de huidige administratieve processen binnen het kantoor. Het is aan te raden om samen met collega’s te bespreken welke processen efficiënter kunnen en wat de pijnpunten zijn waar iedereen tegenaan loopt. Hierdoor kan er een duidelijk beeld worden gevormd van de huidige situatie en kan er gericht worden gezocht naar verbeteringen.
Een ander belangrijk punt om aan te pakken voordat er geautomatiseerd wordt, is het inventariseren van de (overbodige) software die gebruikt wordt. Veel kantoren werken met meer software dan nodig is, wat kan leiden tot versnippering en inefficiëntie. Het is daarom aan te raden om een overzicht te maken van de verschillende systemen die gebruikt worden en hoe deze met elkaar zijn gekoppeld. Zo kan er gezocht worden naar mogelijkheden om de systemen beter op elkaar aan te sluiten en de efficiëntie te verbeteren.
Daarnaast is het belangrijk om in gesprek te gaan met klanten. Als klanten facturen en bonnen verkeerd inleveren, kan er veel handmatig werk nodig zijn. Door in gesprek te gaan met klanten en uit te leggen dat het optimaal gebruik maken van slimme software kan leiden tot lagere kosten, zullen klanten gemotiveerder zijn om correcte en efficiënte gegevens aan te leveren. Dit kan de automatisering van de administratie ten goede komen.
Administratiekantoor automatiseren
Wil jij je administraties een boost geven met vergaande automatisering?
Dan is Bizcuit dé oplossing voor jou! Steeds meer accountants ontdekken de voordelen van automatisering en met Bizcuit kan je op verschillende niveaus automatiseren.
Onze professionele software is geautomatiseerd, koppelbaar en uitstekend beveiligd, waardoor je flinke tijdwinst boekt en je administratiekantoor efficiënter kan werken.
Of je nu een starter bent of al een gevestigd kantoor hebt, Bizcuit biedt de nieuwste boekhoudsoftware waarmee je klanten facturen direct kan inscannen, bankmutaties volledig geautomatiseerd worden en gegevensuitwisseling met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties veel eenvoudiger wordt. Communiceren met je klanten doe je directer en sneller online, wat zorgt voor een prettige samenwerking!
Start vandaag nog met Bizcuit en geef je administraties een boost met vergaande automatisering.
