Digitale Documenten verwerken
Automatisch bonnen, facturen en betaalopdrachten uitwisselen. Samenwerken met boekhouder. Ontvang, scan en herken al je inkoopfacturen en betaal ze direct. Win tot wel 12u per maand. Services: €7,95 per maand., Koppelingen ERP pakketten.
Met de Bizcuit ondernemersapp manage je je business in één app.
Met slimme documentverwerking bespaar je tijd & geld, voorkom je fouten & fraude en krijg je meer inzicht in je werkprocessen. Powered by machine learning
Digitaal verwerken van documenten. Eenvoudig indienen via de mail, via de Bizcuit app of computer, om vervolgens deze documentverwerking in jouw boekhouding te verwerken door een koppeling met jouw boekhoudpakket.
Scan en Herken (OCR) is de basis van deze oplossing.
Hierdoor is het mogelijk om automatisch inkoopfacturen te verwerken tot boekingsregels.
Van beeld naar tekst met OCR.
Met de ondernemers app Bizcuit wordt het beheren van je administratie nog eenvoudiger. Bizcuit is speciaal ontwikkeld voor het MKB en biedt een scala aan voordelen, waaronder snellere verwerking en minder fouten. Dit is mogelijk door de slimme documentverwerking die gebruik maakt van machine learning en OCR-technologie.
Voordelen van document verwerking met Bizcuit
Met Bizcuit kun je documenten op verschillende manieren verwerken, zoals door ze te scannen, via de mail te versturen of door ze te uploaden via de app of computer.
Bizcuit verwerkt vervolgens de documenten automatisch tot boekingsregels in jouw boekhouding dankzij een koppeling met jouw boekhoudpakket.
OCR-technologie, oftewel het scannen en herkennen van beeld naar tekst, is de basis van Bizcuit’s slimme documentverwerking. Hierdoor is het mogelijk om inkoopfacturen snel en correct te verwerken tot boekingsregels, zonder dat je zelf veel handelingen hoeft te verrichten.
Met Bizcuit bespaar je tijd en geld op je administratie en voorkom je fouten en fraude. Bovendien krijg je meer inzicht in je werkprocessen, waardoor je nog efficiënter kunt werken.
Tips voor ondernemers
Als ondernemer is het belangrijk om je documenten goed te verwerken en te bewaren. Hierbij kun je denken aan facturen, bonnen en declaraties. Een goede documentverwerking is niet alleen verplicht, maar ook handig voor een overzichtelijke boekhouding.
Automatiseren.
Met Bizcuit kun je jouw documentverwerking automatiseren. Hierbij maakt de app gebruik van een hoge herkenningsgraad, waardoor je documenten snel en nauwkeurig worden verwerkt. Je kunt bijvoorbeeld foto’s maken van je bonnen en declaraties en deze uploaden in de app. Vervolgens worden de gegevens automatisch uitgelezen en verwerkt in de boekhouding.
Bewaarplicht
Een ander voordeel van Bizcuit is dat het voldoet aan de bewaarplicht. Dit betekent dat je alle documenten veilig kunt bewaren in de app en dat je deze altijd kunt terugvinden wanneer je ze nodig hebt. Zo hoef je je geen zorgen te maken over het kwijtraken van belangrijke documenten.
Klippa
Naast Bizcuit zijn er ook andere apps beschikbaar voor documentverwerking, zoals Klippa. Deze app biedt vergelijkbare mogelijkheden en heeft een hoge herkenningsgraad voor het verwerken van documenten.
Kortom, door gebruik te maken van een app zoals Bizcuit of Klippa kun je jouw documentverwerking automatiseren en daarmee veel tijd en moeite besparen. Bovendien zorgt een goede documentverwerking ervoor dat je voldoet aan de bewaarplicht en dat je altijd een overzichtelijke boekhouding hebt.
Documentverwerking software
De digitalisering is volop gaande en sommige bedrijven staan nog aan het begin van deze ontwikkeling. Zij zijn bezig om handmatige verwerking van papieren facturen te vervangen door een digitaal scan- en herken-systeem. Bij voorkeur een systeem dat kan meegroeien met de ambities van de organisatie. Andere bedrijven maken al geruime tijd gebruik van OCR- en workflow-software voor de verwerking van inkoopfacturen en zijn klaar voor de volgende innovatiestap: zij willen hun oplossing ook gebruiken voor het automatisch verwerken van andere documenten
Opdrachtbevestigingen
In sommige sectoren is het gebruikelijk dat leveranciers na het plaatsen van een bestelling een orderbevestiging naar je sturen. Dit document bevat belangrijke informatie over de beschikbaarheid van de bestelde items en of de bestel- en leveringsprijzen overeenkomen. Het is van groot belang dat je deze informatie goed controleert, omdat jouw succes afhankelijk is van de juiste items op het juiste moment.
Als je op traditionele wijze werkt, moet je deze orderbevestigingen (die meestal in pdf-formaat in je inbox binnenkomen) regel voor regel vergelijken met de regels uit jouw bestelling en de leveringsdata controleren, wat veel tijd kost. Dit proces wordt nog intensiever als er afwijkingen zijn.
Gelukkig kan het makkelijker. Orderbevestigingen zijn in feite gewoon documenten die moeten worden verwerkt. Door slimme OCR-software in combinatie met 3-way-matching te gebruiken, hoef je geen tijd meer te besteden aan het vergelijken van regels. Afwijkingen worden in één oogopslag duidelijk en met behulp van workflow-software kun je eenvoudig contact opnemen met collega’s en leveranciers.
Declaraties
Zie ook declaratie via de App
Binnen jouw bedrijf worden er verschillende inkopen gedaan die je het liefst via een officiële inkooporder formaliseert. Echter, in sommige situaties is dit lastig, bijvoorbeeld bij het kopen van een bloemetje voor een zieke medewerker, een cadeau voor een klant of een artikel dat snel nodig is. In deze gevallen geef je medewerkers liever de mogelijkheid om zelf iets te kopen en het daarna via een declaratie terug te krijgen. Het is wel belangrijk dat de administratie zorgvuldig wordt bijgehouden: de medewerker moet een aankoopbewijs aanleveren en eventueel laten ondertekenen door een leidinggevende.
Bestellingen
Wanneer je een grote bestelling plaatst, is het gebruikelijk dat een projectleider of andere verantwoordelijke medewerkers hun handtekening onder het betreffende document zetten voordat de order wordt verzonden. Dit betekent dat je de bestelling ter fiattering moet rondsturen. Pas wanneer alle betrokkenen akkoord hebben gegeven, kan de order worden verzonden. Zo wordt een verplichting aangegaan die geborgd is binnen de organisatie.
Omdat deze borging zo belangrijk is, wil je dat deze op een betrouwbare manier tot stand komt. Het rondsturen van Word- of pdf-documenten of e-mailberichten lijkt misschien handig, maar het is moeilijk om achteraf terug te vinden wie waarop akkoord heeft gegeven.
