ONDERNEMER
OCR Software
OCR-technologie heeft de manier waarop we documenten verwerken en beheren ingrijpend veranderd. Met zijn vermogen om tekst te herkennen en te interpreteren, biedt OCR-software een effectieve manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de nauwkeurigheid te vergroten. Van het digitaliseren van facturen tot het versnellen van goedkeuringsprocessen, de mogelijkheden zijn divers en waardevol voor elke moderne onderneming.
Wat is OCR Technologie?
Optical Character Recognition (OCR), oftewel Optische Tekstherkenning, is een technologie die al heel lang bestaat en in de loop der tijd geëvolueerd is. OCR speelt een cruciale rol in het digitaliseren en verwerken van documenten. Met behulp van geavanceerde patroonherkenningssoftware vergelijkt OCR gescande teksttekens met vooraf ingestelde tekenvormen en tekenreeksen in een ingebouwde taalwoordenlijst. Dit proces maakt het mogelijk om nauwkeurig tekst van gescande documenten, zoals inkoopfacturen en bonnetjes, te identificeren. Bizcuit biedt de mogelijkheid om de inhoud van PDF-documenten om te zetten naar OCR-formaat. Na omzetting kunnen letters en cijfers worden herkend en geïnterpreteerd.
Zakelijke toepassing
Vandaag de dag ontvangen ondernemers boekingsdocumenten, zoals bonnetjes en facturen digitaal en sturen deze ingescand per e-mail naar hun accountant of boekhouder. Daarnaast kunnen ondernemers ook zelf gebruik maken van scan- en herkentechnologie. Hier komt OCR-software van pas: gespecialiseerde software om de gescande documenten te herkennen en naadloos in de boekhouding te integreren.
De voordelen van OCR Software
In een tijd waarin efficiëntie en nauwkeurigheid van vitaal belang zijn voor bedrijfsactiviteiten, biedt OCR-software een waardevolle oplossing voor het omzetten, herkennen en verwerken van tekstuele informatie in diverse documenten. Of het nu gaat om het automatiseren van boekhoudkundige taken, optimaliseren van interne administratieve procedures, of verbeteren van de algehele workflow, OCR-technologie blijft een onmisbare tool voor moderne ondernemingen.
Functies
Scannen van Inkomende Facturen
Een efficiënte methode om inkoopfacturen te verwerken is door ze te scannen. Hierbij kan een enkele factuur uit meerdere pagina’s bestaan. Het vermogen om complexe facturen te identificeren en te segmenteren in de software is van cruciaal belang.
Scannen van Andere Boekingsdocumenten
Naast inkoopfacturen is het scannen van andere documenten zoals kassabonnen, orders en afleverbonnen essentieel voor volledige administratieve controle. Deze variëteit aan documenten vereist nauwkeurige herkenning en classificatie. Bizcuit integreert met alle boekhoudpakketten die UBL documenten kunnen verwerken
Scannen via Smartphone
Moderne technologie stelt gebruikers in staat om documenten rechtstreeks via smartphones te scannen. Het nemen van een foto van een factuur of bon maakt directe herkenning mogelijk. Gegevens kunnen meteen worden gecorrigeerd of aangevuld, waardoor tijdsbesparing en nauwkeurigheid worden bevorderd.
Integratie met Boekhoudpakketten
Een naadloze integratie met boekhoudpakketten is essentieel voor een vlotte documentverwerking. Inkoopfacturen worden vaak rechtstreeks ingevoerd in boekhoudsoftware. Daarom is het belangrijk om vooraf te verifiëren of de scan- en herkentoepassing compatibel is met het gebruikte boekhoudpakket.
Documenten Uploaden via Portaal
Via een (web)portaal kunnen boekingsdocumenten zoals facturen en bonnetjes geüpload worden. Dit is met name handig bij samenwerking met administratiekantoren. Ondernemers kunnen documenten eenvoudig uploaden voor verdere verwerking.
Mailbox voor Documenten
Een specifieke mailbox per administratie voor inkomende facturen en boekingsdocumenten vergemakkelijkt het automatische scan- en herkentraject. E-facturen ontvangen in bijvoorbeeld het UBL-formaat ondergaan direct herkenning op basis van hun elementen, wat betere resultaten oplevert dan het scannen van papieren of PDF-facturen.
Alternatieve Documentontvangst
Naast traditionele methoden zoals e-mail en portals, kunnen inkoopfacturen ook worden aangeleverd via platforms zoals Dropbox. Deze flexibiliteit in documentontvangst optimaliseert de efficiëntie van het verwerkingsproces.
De Integratie van Betalingsverwerking
Een volgende stap in optimalisatie is de integratie van OCR-software met betalingsverwerkingssystemen. Hierdoor kunnen niet alleen facturen en documenten worden verwerkt, maar kunnen ook betalingsgegevens rechtstreeks uit de documenten worden geëxtraheerd en verwerkt. Dit opent de deur naar een geautomatiseerde en gestroomlijnde betalingsworkflow.
Combineren van OCR en betalingsverwerking
Voordelen van de Combinatie
Tijdsbesparing: De integratie van OCR-software met betalingsverwerking minimaliseert handmatige dataverwerking, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparingen.
Nauwkeurigheid: Door betalingsgegevens rechtstreeks uit de gescande documenten te halen, worden fouten als gevolg van handmatige invoer verminderd.
Efficiëntie: De gecombineerde oplossing versnelt niet alleen het verwerkingsproces, maar vermindert ook vertragingen in het betalingsproces.
Kostenbesparing: Met minder handmatige tussenkomst kunnen bedrijven de kosten van administratieve taken aanzienlijk verlagen.
Gegevensintegriteit: Door automatische gegevensverwerking wordt de consistentie en nauwkeurigheid van gegevens behouden.
